海外アウトソーシングのプロジェクト現場におけるコミュニケーション 課題管理ツール（2）

前回、海外ITアウトソーシングのプロジェクトにおいて、プロジェクト進行時に発生する様々なやりとりを課題管理として一元化することでコミュニケーションコストを低減できると述べました。今回は一元化して管理するときに利用するツールに求める機能についてまとめました。

課題管理ツールに求める機能

同時更新性

例えばExcelファイルをローカルファイルとして管理していると、最新版がどれか分からなくなったり、ファイル名に日付やバージョン番号を入れたり、更新履歴ページを別途作って管理したりと無駄な工数がかかります。オンラインのツールであればこのような機能は含まれているので、最新版管理などは意識する必要はなくなります。

入力のしやすさ

入力がし易いことで、不具合・質問・要望等、発見時にすぐに入力するようになり、抜け漏れが防げますし、課題発生から対応依頼までのタイムラグを最小化できます。

通知機能

通常複数の担当者が更新することになるので、誰が何を更新したかをメール等で通知することで、必要な内容のみ把握することが可能です。また、緊急対応が必要な場合にすぐ作業に進めます。

多言語機能

海外アウトソースの場合は発注元担当者、プロジェクトマネージャ、作業担当者が違う言語を使っている場合があります。自分の使いやすい言語が選択出来たほうがストレスは無いでしょう。ただし、肝心の課題の中身（本文）は、いずれかの言語に統一する必要があるので（複数言語で入力するのは効率が悪い）、ツールのUIの言語よりも、やりとりの中身の言語をどうするかの方が重要です。

ソースコード管理との連携

プロジェクトがプログラム開発など、ソースコード管理が必要となるものの場合、不具合・要望の発生バージョンと解決バージョンがソースコードのバージョンと連携されているべきです。githubなどのサービスではデフォルトで連携機能があるので、管理が楽になります。

次回は具体的なツールについて評価していきます。

ライター：nagata