脱Wordを実現した、マニュアル用CMS

課題と導入の決め手

マニュアル用CMS「PMX」の導入により、脱 Wordを実現！

株式会社スカイコム（以下、同社）はPDF技術を自社内で開発する専門性と技術力で強みを発揮し、ソフトウェア製品（SkyPDF^®シリーズ／SkyAgent^®シリーズ／SkyPAS^®シリーズ）や電子契約サービス「SkySign^®」を開発・提供している国産のPDFソフトウェアメーカーである。

同社では、従来はMS Wordでライティング後、PDF形式でマニュアルを提供してきたが、製品の種類や機能が増えるに従ってボリュームが増加したため、検索性や閲覧性の向上が課題となっていた。さらに、今後も増加するマニュアルを効率よく制作する環境を整備する必要にも迫られていたため、それらの課題の解決策としてHTML形式のマニュアルの提供とマニュアル制作システムの導入を進めることとなった。複数のマニュアル制作システムを調査検討した結果、機能とコストの両面で優れたマニュアル用CMS「PMX」を採用することとなった。採用の決め手は以下の通り。

• 事前調査の段階で、「PMX」が自社の制作環境に最もマッチしていると思われた
• 試用を行った結果、使い勝手に問題はなく、スタイルシート制作も自社で進められることがわかった。
• 出力したHTMLについてオフラインでの検索が可能だった。
• マニュアル用CMSであるにもかかわらず、少ないユーザ数、かつ最低限必要なオプション機能によるスモールスタートが可能であったため、想定していた予算内におさめることができた。

導入の効果

HTMLマニュアルとPDFをワンソース出力することで効率UP！

同社は、マニュアルCMS「PMX」を導入することで、次のような効果を得ることができた。

HTMLマニュアル導入によるユーザビリティの向上

マニュアル用CMS「PMX」を導入することにより、Webエディター上でWordライクな編集環境でHTMLマニュアルの制作が可能となり、PDFとHTMLの両方を提供することで顧客のニーズに対応することができるようになった。
また、「PMX」が出力するHTMLマニュアルは、マニュアル単位でファイル化されているため、製品に含めて配付することができる。これにより、オフライン環境上で動作する製品であっても、HTMLマニュアルを閲覧することが可能となった。同時にWebサイトにも公開し、必要に応じてダウンロードを促すこともできるようになった。さらに、「PMX」が持つ出力HTML検索機能を活用することで、Webサーバーに検索機能を付加することなくマニュアル内を検索することができるようになった。

コンテンツの部品化・共通化の促進による制作の効率化

当初は新製品のマニュアルから導入を開始し、順次既存の製品マニュアルに展開する流れを予定していたため、コンテンツの流用を想定した制作を実施している。「PMX」はXMLデータベースを内蔵し、トピック単位での情報管理が行われているため、変数機能などを活用することでコンテンツを共通部品化することが可能となっている。これらの機能で他製品のライティング時にコンテンツの流用が効率よく進められるようになった。また、「PMX」の多言語管理機能により、従来の煩雑なファイルベースの管理ではなく、英語版についても効率的に制作および改訂管理が行えるようになった。

今後の展望

当初の予定通り、新製品のマニュアル制作が完了したのち、既存の製品マニュアルへも展開

導入当初は新製品のマニュアル制作に「PMX」を活用していたが、当初の目論見通り、既存の製品マニュアルにも順調に展開をはじめている。今後も既存マニュアルの改訂から新製品向けのマニュアル制作まで、「PMX」を活用していただく予定となっている。