社史・年史デジタル図書館

背景

XMLによる新たなソリューション「社史の杜」を立ち上げ

書籍や雑誌などの印刷物をはじめ、高度な印刷技術を応用した建材やエレクトロニクス関連材、情報記録材など、幅広い製品とサービスを提供する大日本印刷株式会社（以下、DNP）。同社は子会社であるDNP年史センター株式会社と共同で、「社史・年史デジタル図書館『社史の杜』」の運用を開始した。

従来、企業や団体が周年の機会に刊行する年史などは、限られた部数の"書籍"として発行されることが一般的で、社内外から必要な時にすぐに閲覧しようとしても難しく、活用の範囲が非常に限定されていた。

この「社史の杜」サイトに社史・年史を公開すれば、いつでも誰でもインターネットを介して閲覧することができる。

「これまでも多くの企業や学生の方から閲覧したいという要望がありました。社史や年史は、よく経営者のバイブルといわれますが、より多くの方々に年史を活用し、その有用性を知っていただきたい。単に周年の記念としてではなく、企業経営におけるナレッジマネジメントやリスクマネジメントの情報源として、また従業員教育の教材や広報ツールとしてなど、幅広く活用できるよう支援していくことが目的です」（DNP年史センター 石坂氏）

本システムの特長といえるのがXMLによるデータ管理だ。XMLデータベース「NeoCore」導入による、柔軟性と拡張性に優れたデータ運用に成功している。

システム概要

異なる文書構造を持つ社史・年史データにも対応できる「NeoCore」

DNPでは、これまで約2,000冊の社史・年史の制作を手掛けている。これらのドキュメントについては統一したフォーマットがなく、QuarkXpressなど個々のDTPソフトの形式で保持され、まちまちの状態であった。CD-ROMで年史を配布するといった場合は、PDFなどのビューアソフトに変換して閲覧できるようにしていた。

こうした中、数年前から白鳥氏が中心となって進めてきたのが「XMLデータ化」だ。ドキュメントをXML化することにより、データの幅広い活用が容易にでき、新しいビジネス展開が期待できる。

「当初は、まだネイティブのXMLデータベースに対して、パフォーマンスや開発の面で正直疑問がありましたね。しかし米国のR＆D部門から『NeoCore』の情報が耳に入った。スキーマ定義不要、高速検索など、そのパフォーマンスは非常に魅力的でした」（白鳥氏）

その後、三井物産から正式な提案を受け、検討を始めたが、「NeoCore」を使ったビジネスがなかなか定まらない。ちょうどその時、「社史の杜」の計画が浮上してきた。

まさにXMLの特性、「NeoCore」の特性が十分に活かすことができると白鳥氏は考えた。

• 長期間保管・利用するデータであること
• さまざまな文書構造を持った社史・年史への対応ができること
• 将来も増えていくデータに対応できること

これらを考慮すると「NeoCore」はベストの選択だった。

開発しながら構築していける「NeoCore」独自のXRAD手法に共感

パイロットシステムを導入し開発を進めたが、感触としてはなかなかのものだったという。

「well-formed対応」であることや当初、同社が想定していた500MBにも余裕で耐える「大容量対応」など、同社の要求を満たすものだったという。またXPath query、XQueryをサポートしているところも選択理由となった。

そして、何よりも同社がこだわったのが「検索性能」である。デジタル図書館として広く活用してもらうためには、検索スピードは重要であり、「社史の杜」の生命線と言っても過言ではない。

「検索部分に関しては、ベンチマークテストを繰り返しながら、開発を進めていきました。タイプの違ういくつかの年史データをサンプルとしてXMLの構造を変更しながら、検証を重ねました。速度が出ない場合は、検索式を変更して、使い方に制限を加えるなど、細かくチューニングしていきました。評価をしながら仕様を決めていけることが、『NeoCore』の良い所ですね」（白鳥氏）

「NeoCore」が提唱する独自のシステム開発手法「XRAD（eXtreme Rapid Application Development）」が効率的で効果的な開発を実現したといえる。

効果

これまで読者となり得なかった多くの人々に対して、社史・年史がより身近なものに

検証段階では、他社のXMLデータベースも試してみたというが、同社の条件に見合わなかった。「NeoCore」の高速性、スキーマ定義が不要であること、エレメントレベルのフルオートインデックス機能、安定したパフォーマンスなど、容易で柔軟性のあるその機能は、他社製品にないインパクトがあったという。

「NeoCore」の導入を決定し、本稼働に向けてブラッシュアップを重ねていったが、試用段階でのNeoCoreサポートセンターのきめ細かな対応も満足のいくもので、差異化のポイントとなった。

現在、稼働中の「社史の杜」では、さまざまな検索により、企業の社史や年史を閲覧できる。一覧や発行日、業種はもちろん、本文中の語句から検索したり、年表から検索することが可能だ。

例えば、「金融」「自由化」などの複数のキーワードを入力して検索することも可能で、検索した語句は本文中に太字で表れる。その他にも年代を限定した検索や蔵書を限定した検索、執筆者・監修者による検索も可能だ。表示件数も容易に設定できる。検索スピードもストレスなく、目的に合わせて、自由な検索が瞬時に可能だ。

「アナリストや研究者、学生の方々など、従来の紙ベースの社史や年史では読者となり得なかった、より多くの人々に利用できる機会を提供できるのではないでしょうか」（石坂氏）

今後の展開

企業アーカイブの有益な活用を促進する新しいコンテンツとして

この「社史の杜」への掲載は無料で、初期費用としてXMLデータ作成料が別途かかる。自社の歴史を広く知ってもらうことができることはもちろん、XML化した年史データをもとに社内資料やCD-ROM、Web、パンフレットなど他のメディアへ容易に展開できる。また「社史の杜」に掲載することで、現在、在庫となっている年史の需要も促すことができるだろう。今後は「社史の杜」から"紙"の年史へという従来とは逆の新しい年史づくりも生まれるだろう。

まさに企業アーカイブの有益な利用を促進させるものだ。

「企業がもつ資料（企業活動に関する社内外の資料）は、文書に限らず写真･音声・映像･物品またはデジタルデータといった多様な形態で、企業内のさまざまな部署で保管されています。それらは潜在的な企業の資産であり、全社規模で体系的に集約・管理・保存し、共有・活用することができれば、ひとつの情報から今まで以上の価値を生み出すことが可能となるはずです」（白鳥氏）

DNPにとって、今後も「NeoCore」は、企業のナレッジマネジメントの情報源として、新しい付加価値サービスを提供する中核を担うだろう。

システム構成図