マニュアルCMSの試用～導入トライアル（PoC）

難易度の高いマニュアルCMSの試用からご準備。実際の導入までを低コストで実現

マニュアル制作現場において、Webマニュアルでの配信や属人的制作手法からの脱却、あるいはマニュアル制作業務の内製化や、東南アジア地域などへの新興国エリアなどへの製品やサービス展開によるマニュアルの多言語化、といった流れに対応するための解決策として、マニュアル専用のコンテンツ管理システムであるCMS（Contents Management System）、あるいはコンポーネントコンテンツ管理システムであるCCMS（Component Contents Management System）と呼ばれるシステムを導入する動きが進んでいます。

マニュアルCMSやCCMSには、海外製品を中心に、XMLに基づいたアーキテクチャであるDITA（Darwin Information Type Architecture ）と呼ばれる技術を活用したCMSをはじめ、リーズナブルに導入することが可能となる国産のマニュアルCMSなどが存在しますが、産業機械や工作機械、家電などの製造業をはじめ、ソフトウェアパッケージベンダーなど、様々な分野で導入が加速度的に進んでいます。マニュアルCMSやCCMSを導入する場合、印刷前提のブック志向のライティング手法ではなく、Webマニュアルには必須ともいえるテクニカルライティング手法である「トピックライティング」もしくは「トピック志向ライティング」といった手法でオーサリングやライティングを進めてゆくことが大半です。

「トピック志向ライティング」には、コンテンツの再利用を高める効果や、重複コンテンツが無くなるために文字数カウントでチャージされる翻訳コストを削減することができます。また、レイアウトとコンテンツを分離させることで、マニュアルの構造化や標準化を進めることが可能となります。そのような利便性がある反面、人依存で回せていたオーサリング現場において、モジュール化を行う必要性や、レガシーデータの移行など、課題も多いのは事実です。

マニュアル用CMSの試用～導入トライアル（PoC）における背景と課題

製造業のマニュアル（取扱説明書）制作部門において、CMSを導入する動きが増えており、自動車やパソコン、プリンタ、エレクトロニクス製品など消費者向け製品から、建機、工作機械、産業機械、通信機器やソフトウェアといった企業向け製品まで、様々な分野で導入検討が進んでいます。それらの分野で使われる製品マニュアルや保守マニュアルなどのドキュメンテーションにおける課題として、リーズナブルな形での多言語への対応や、製品のバージョンアップとともにマニュアルも改訂していく必要性が存在します。つまり「マニュアルをいかに効率よく作成するか？」という課題を解決する有力な手法として、マニュアルCMSの導入はまず検討されることになります。

マニュアルCMSを導入すると、マニュアルの多言語対応が低コストで実施出来るだけではなく、複数の担当者でマニュアル作成を進めてゆくことができます。さらに標準化も進み、ヌケモレも激減します。ただし、マニュアル用CMSを導入する際は、文書の構造に従って部品化された「トピック」という単位で編集する「トピックライティング」という手法でマニュアルを作成するため、その知識習得が必要です。さらに、一般的にコンテンツ自体はXMLで保有されることが多いため、XML自体の知識はもちろんのこと、構造化文書における理解も必要と考えられることが多い状況です。しかしながら、XML技術をベースとしたアーキテクチャであるDITAベースのCMS導入を目指す際には、トピックライティングとXML・構造化文書の両方を理解し、推進してゆく体制を整えなくてはいけません。

また、通常は新規マニュアルからトピックライティングを行うことが一般的ですが、FrameMakerやInDesign、MS Wordで作成されたレガシーデータをモジュール化し、再利用性を高めるためには、手間とコストがかかります。従って、出来るだけ敷居を下げるためにも、トピックライティングを実現する技術要素は出来るだけ平易な手法を採用しなければ、通常業務も並行して進めながらそれらを実施する事は至難の業となります。特にDITAの導入には、必要な社内教育、情報設計、データ移行、CMS導入などを実現するために膨大な時間とコストが必要となるため、いきなりプロジェクトをスタートさせるのではなく、PoC（Proof of Contect：概念実証）によるトライアルを行うことで、課題が見えてくるとともに、本番プロジェクトを進めるかどうか、という大きな判断材料にもなります。

サイバーテックは、マニュアル作成現場ではまだまだなじみの少ないマニュアルCMSやCCMSが、皆様の業務にどれぐらい適合するかを検証するための「マニュアル用CMSの試用～導入トライアル（PoC）」プロジェクトの遂行において、実際のマニュアルなども使用しつつ、並走型によるご支援をいたします。

多言語対応・ヌケモレ防止～まずはトピック指向ライティングで効率化

トピック志向ライティングを実現するうえで、エンジニア視点に近い形でしっかりと学習すると効果の高いDITAですが、教育コストはむろんのこと、CMSやCCMSの導入費用も高額である傾向となります。マニュアルの分量や再利用性などの観点で、多言語ドキュメントの作成と管理を効率化し、さらにWebマニュアルへの展開をスムーズに実現するにはDITAの導入が必須でしょうか？

サイバーテックでは、敷居の高いDITAをいきなり導入することをお勧めするのではなく、ゆるやかな形で、トピック指向ライティングを理解していただき、構造化されたマニュアルを作成してみることをお勧めしております。具体的には「マニュアル用CMSの試用～導入トライアル（PoC）」を実施いただくことで、CMSやCCMS導入のメリットとデメリットを把握いただくだけではなく、実際にどれぐらい効率化できそうかという観点で評価いただき、マニュアルのWeb対応（HTMLマニュアル対応）をはじめとする、当初想定される目的がどれぐらい実現できそうかといったことを評価いただけます。

製造業では、製品のライフサイクル短縮に伴い、新製品の投入や仕様変更が頻繁に行われるようになっていますが、このスピードにマニュアル（取扱説明書）の制作スピードが追い付いていないという問題が起こっています。その原因は、マニュアル制作の現場が属人的な制作スタイルになっている事に起因します。さらにマニュアル制作の現場では、改訂・チェック・校正・承認・版管理・翻訳と言った様々なプロセスが存在するにもかかわらず、特定の担当者に作業が集中してしまい、その結果、製品リリース前後でドキュメント部門の制作負荷が急激に上がり、その影響でミスが多発するという問題も起こっています。そもそも改訂箇所の把握自体、属人的なスタイルで実施することが多い状況では、離職などが発生すると大変です。

属人的なマニュアル制作プロセスを見直し、分業化・標準化を進めるには、トピック指向ライティングによる構造化ドキュメントによる制作スタイルを採用することで、制作プロセスそのものを見直す必要があります。

企業内システムとの連携で、マニュアルをはじめとする様々なドキュメントに付加価値を！

トピック指向ライティングによるマニュアル制作スタイルに移行すると、企業には構造化された汎用コンテンツが大量に生成され、資産として蓄積されます。さらに多言語化したマニュアルでは、言語の数だけドキュメントコンテンツが生成され、さらに改訂が発生するたびに、過去バージョンのドキュメントコンテンツも、改訂の数だけ増加するため、ドキュメントコンテンツ（トピックライティングで言うところの、管理対象トピック数）は指数関数的に増加します。これらのデータをファイルシステムで管理することは現実的ではないため、CMSやCCMSと呼ばれるコンテンツ管理システムを用いることが現実的、かつ効率的です。

最近は、マニュアルをカタログ同様にマーケティングのツールとして活用する動きや、顧客満足を向上させるためのアフターサポートサービスの一部、あるいはWebマニュアルとして視認性や検索性を高める、といった動きがあります。マニュアルコンテンツがCMS、あるいはCCMSで管理されていると、必要なコンテンツを取り出して流用することが可能となるため、マニュアルだけではなくカタログやその他の用途に再利用することができます。少なくとも、トピックライティングにはCMS、あるいはCCMSを導入し、必要なドキュメントデータやコンテンツを取り出す準備を行っておくことは、ビジネスにおけるダイナミックな変革や、最新技術が登場した場合においても、柔軟かつ迅速に対応することが可能となります。

「マニュアル用CMSの試用～導入トライアル（PoC）」サービスは、マニュアル用のCMSやCCMSといった限定的な利用シーンに限らず、企業内の様々なシステムや組織と連携し、マニュアルの制作効率化のみならず、マニュアルをはじめとする様々なドキュメントに付加価値を与えるといった、以下のような将来構想をふまえた実現性検証を行う、という観点で進めていただくことも有意義ではないでしょうか。

マニュアル（取扱説明書）の付加価値向上を実現するCMS

「マニュアル用CMSの試用～導入トライアル（PoC）」サービスの特徴

マニュアルやXMLのドキュメントノウハウと、CMSやCCMSなどのITノウハウが豊富！

サイバーテックは創業当初から、ドキュメントフォーマットのデファクトスタンダードであるXMLを中心としたマークアップ言語に携わってきました。XMLはもとより、Webマニュアルに欠かせないHTMLなどに関しても黎明期から取り組んできた実績と、様々な顧客にCMSやCCMSをはじめとするドキュメントソリューションを提供した豊富な実績があります。マニュアルCMSは自社開発による、マニュアルCMS「PMX」に限らず、他社のマニュアルCMSやCCMS導入にも携わってきており、「マニュアル×IT」の両方を熟知するからこそ、皆様に最適と思われるPoCプロジェクトの遂行をサポートすることができます。

印刷会社や制作会社とは異なる、ITベンダーの視点で皆様のPoCプロジェクトをご支援！

サイバーテックは印刷会社や制作会社が母体ではなく、ITベンダーとして創業した経緯があるため、印刷や制作業務ありきの観点ではなく、お客様がどのようにITツールを活用すると一番効率的か、あるいはコストダウンが図れるか、といったITベンダーの観点でPoCプロジェクトを設計することができます。国内シェア1位のXMLデータベース「NeoCore」の開発および提供を行っているだけではなく、自社開発のマニュアルCMS「PMX」を提供しており、コンテンツのデータベース化やトピックライティングをはじめとする、マニュアルに関係したIT技術に精通しているため、内製化を目指す製造業様や、制作会社様への技術面における様々なサポートを行うことが可能です。

過去のマニュアルデータを再利用するための移行作業は、リーズナブルなオフショアで！

サイバーテックは2006年にフィリピンに設立した自社オフショア拠点となる「セブITアウトソーシングセンター」では、マニュアルCMS「PMX」の開発はもとより、マニュアルCMSのオペレーションや運用を行ってきております。また、「セブITアウトソーシングセンター」は、ファイルベースのMS Word、FrameMaker、InDesignなどのDTPデータなど、様々なレガシーデータを単発でHTML化、あるいはDITA化といった構造化設計をワンストップ形式で実施することにも長けている自社オフショア拠点となります。移行対象となるマニュアルの分量が多い、あるいは構造化ができていないマニュアルデータ、といった場合などをはじめ、費用がかかりがちとなるデータ移行を、XMLに強く日本人常駐の自社オフショア拠点であるセブITアウトソーシングセンター（フィリピン セブ島）にて、高品質かつリーズナブルに実施できます。

DITAへの緩やかな移行を視野に～マニュアルCMSの導入フロー

将来的にDITA導入を目指す場合、まずトピックライティングの導入から開始すると、スムーズに行う事ができます。その過程で必須となるCMSについては、いきなりハードルが高いDITAの導入を進めるよりも、トピックライティングによるドキュメンテーションから進めてみたい皆さま向けに、サイバーテックのマニュアル用コンテンツ管理システム「PMX」をご用意しています。

こちらの製品は、DITA専用の本格的なコンテンツ管理システムに比べて、数分の一のコストと時間と労力でトピックライティングを実現しつつ、構造化されたドキュメントコンテンツをDITAのアーキテクチャで管理することができます。マニュアル用CMS「PMX」は、コンテンツデータをXMLで保持しているので、トピック指向ライティングによる効果が表れるまでは、「PMX」のような安価に導入できるCMSを使用し、マニュアル制作のプロセス自体を見なおしてみるといったアプローチもオススメです。結果的にマニュアルの標準化が見通せるようになり、トピック指向ライティングの具体的な効果が目に見えるようになってから、DITAへ移行する事を検討しても遅くありません。

「マニュアル用CMSの試用～導入トライアル（PoC）」サービスでは、以下のような流れで導入を行います。もちろんDITA導入が最終目標ではなく、トピックライティングの導入までにとどめた場合でも十分な効果を得る事ができます。

• トピックライティングの理解
• トピックライティングの実践
• 構造化設計とスタイルシートによるトピックの出力検証
• サンプルコンテンツによるPOC・テスト運用
• 既存データの変換（レガシーデータの移行） ※お客様側でも可能
• CMSの本格導入（DITA対応CMSパッケージ製品の導入、もしくはスクラッチ開発）

1. ヒアリング

現在の制作フローや利用ツールとともに、マニュアル自体の内容やページ数、改訂頻度や対応言語数、制作体制などをヒアリングします。共通部品化率・流用率・自動化によるコスト削減、あるいは多言語展開を行いたい言語数といった目標設定があるようでしたら同時にお伺いします。

2. 一次提案～概算見積もり

頂いた情報を基に、既存のツールをはじめ、デスクトップツールを活用したマニュアル作成の最適化・ワンストップ型のHTMLマニュアルへのデータ変換による対応・CMS導入による業務フロー改善といった様々な方法の中から、経験に基づくベストプラクティスをご提案いたします。選定側に立ったRFP作成代行なども可能です。

3. PoCプロジェクトの開始・コンサルティング

ご提案したPoCの内容に関してご依頼頂けましたら、実際にプロジェクトが開始いたします。必要に応じて、経験豊富なエンジニアやコンサルタントがドキュメントをお預かりし、コンテンツ構造やレイアウトの解析～構造化や基本レイアウト設計を行い、サンプルデータを作成する、といったことも可能です。CMSを導入される場合はテンプレートとなるデータ投入まで行います。

4. データエントリー・制作

CMS導入の場合、WordやDTPの既存データ移行をご希望される場合は、弊社にて代行することも可能です。ワンストップ型の制作やデータ変換の場合は、完成したものを納品いたします。

5. アフターサービス

PoCの実施後、CMSを導入頂いた場合、スムーズに御社内で運用が継続できるよう、ご担当者と並走する形で、国産ベンダーならではの手厚いサポートをご提供いたします。CMSを導入頂かなかった場合であっても、PoCの結果に応じた様々なフォローアップを実施いたします。

マニュアル用CMSの試用～導入トライアル（PoC）サービス Q&A

マニュアル用CMSの試用～導入トライアル（PoC）サービスに関して、よくあるご質問をまとめてみました。