ワークフローによる責了申請・バージョン管理

責了申請

マニュアル作成システム「PMX」は、コンテンツを出力する前に関係者で確認を行うためのワークフロー機能を標準搭載しています。出版コンテンツ提供前の最終確認や、マニュアル（取扱説明書）・社内技術文書の監査部門への承認などに利用いただけます。従来Excelや紙で行われていた承認フローをコンテンツ管理システム内で行う事ができるため、「誰がいつコンテンツの出力を承認した」などの履歴をシステム上に残すことができます。マニュアル作成システム「PMX」は、このような厳密な社内業務プロセスにも対応します。

ワークフロー機能は、マップ機能上部の「責了申請」ボタンで行います。責了申請は、マップ単位で行い、編集担当者が責任者の承認を得たい場合に使用します。この「責了申請」ボタンは必要に応じて使用可能であり、責了申請を行わなくてもデータの出力は可能です。お客様の管理基準や体制に応じた柔軟な使い方ができるのも特徴です。

責了先のグループ、メンバーの指定

責了申請は、編集者がトピック作成後、またはマップ作成・確定後、責任者の承認を得たい場合にそれぞれの詳細画面上部の「責了申請」ボタンで行います。承認申請画面で責了申請したい相手のグループ、アカウントを画面上で選択し、必要に応じてメッセージと添付資料を付加し、申請を行います。尚、通知メール機能を有効にすることで、申請者は申請依頼をメールで受け取る事ができます。

承認と差戻し

責了申請者、責了承認者（承認依頼された責任者）ともに、メニュー「承認フロー」から申請内容の確認を行うことができます。

責了承認者は責了申請されたコンテンツの内容を確認し、承認または差し戻しを行うことができます。承認、差し戻しの結果は申請者に通知されます。承認者が承認または差し戻しを行うまでは、申請者は申請を取り消すことも可能です。

ログイン画面上での責了申請、承認状態の確認

ワークフロー機能では、責了申請の状況に変更があった場合、該当者のログイン後のホーム画面に未読（未確認）の承認フローを表示し、確認できるようなっています。

責了申請者による責了申請→責了承認者のホーム画面に申請中（未読）の承認フローが表示されます。
責了承認者による責了承認→責了申請者のホーム画面に承認済み（未読）の承認フローが表示されます。