素材一括アップロード機能と素材一括ダウンロード機能

マニュアル制作時の初期段階で必要となる、大量の素材データを、形式不問で一括アップロード

製造業における取扱説明書のようなマニュアルドキュメントを制作する際には、元となる工作機械、半導体製造装置などの産業機械や重機をはじめ、様々な機器類を表現するために、図表データや画像データといった大量の素材データを管理することになります。具体的には、マニュアルの原稿本文を執筆しながら、イラストレーターが作成した図表や画像を配置していくことになりますが、原稿のライティング作業と素材データの制作作業はそれぞれ別の時間軸、あるいは別の担当者で進められることも多いのではないでしょうか。

マニュアル制作の初期段階では、素材データは一点ずつ納品されることは少なく、ある程度まとまった点数で納品されることが多くなりますが、まとまった素材データはデスクトップ製品であれば個別に貼り付ける作業が発生します。マニュアル用CMSを活用することで、登録済みの素材を共通素材として再利用することや、一つの素材を言語単位でグループとして管理することが可能となります。しかしながら、マニュアルCMSで素材を活用するための、データの準備登録作業は非常にボリュームの大きいタスクとなります。

マニュアル用CMS「PMX」では、素材の登録作業自体には難しい操作は発生しませんが、一点ずつ登録するための手間を回避するために、「素材一括アップロード機能」をご用意しております。「PMX」では、複数の素材を一括アップロードすることで、「PMX」のデータベースに登録できます。素材データの種類は「PMX」に登録できる形式であれば、png,ai,xlsxなどデータが混在していてもまとめてアップロードすることが可能です。「素材一括アップロード機能」を用いる際に、登録者が事前にフォルダを整備する作業は不要で、素材データを作成するイラストレーターなどの担当者から納品されたフォルダ群をそのまま「PMX」にアップロードすることができます。

例えば、印刷目的で必要とされる高解像度の画像と、Webマニュアル（HTMLマニュアル）向けの低解像度画像の2種類を同時にアップロードすることや、オリジナルデータ（ai形式など）も一緒にアップロードすることができます。また、xlsx形式のExcelファイルといった文書ファイルも同時にアップロードできますので、png形式で画像化したデータと元の図表データを「PMX」内で管理する、あるいはExcelで作成したデータを素材として登録することが可能となります。

マニュアル用CMS「PMX」の内部には、DAM（Digntal Asset Management：デジタル資産管理）システムを内蔵しておりますので、マニュアル作成支援システムとして活用いただくだけではなく、DAMとして「PMX」をご利用いただく事も可能となります。その際には、「素材データ一括アップロード」機能は皆様の作業を強力にアシストしてくれることでしょう。

図表や画像データの修正時や再利用時には、一括ダウンロード機能も活用！

マニュアルなどのテクニカルドキュメント制作の現場においては、受領した素材データが差し替えとなる場面が多々あります。製造業における取扱説明書などを制作するフェーズにおいても、マニュアル制作作業と並行して、対象となる機器類の追加開発や改良が実施され、仕様変更となる場合があります。その場合は図表や画像データの一部が変更となり、その素材更新作業は膨大な手間が発生することになります。

マニュアル用CMS「PMX」の「素材一括アップロード機能」には上書き登録機能も有しておりますので、すでに登録している素材データに対して上書き登録を実施することで、マニュアルの原稿本文データである「トピック」に配置されている素材が自動で新しいデータに切り替わります。原稿のライティング担当者の手を煩わせる必要はなく、素材データ管理担当者が「PMX」に素材データをアップロードするだけで更新作業が完了します。

また、マニュアル用CMS「PMX」をDAMシステムとしてご利用いただくと、素材データを自由に出し入れして活用することができますので、マニュアルなどのテクニカルドキュメント作成以外の場面においてもその威力を発揮します。例えば、マニュアルドキュメントに掲載された図表や画像をWebサイトやフライヤーなどに載せたい場合や、オフィス系ツールを利用したプレゼン資料に載せたい場合など、同じ組織内であっても「PMX」を使用していない別部署のさまざまなビジネスシーンで活用することが可能となります。

その際には「PMX」の「素材一括ダウンロード機能」も合わせてご利用ください。素材データの検索結果から必要な素材データのみを自由に組み合わせて選択し、お手元の端末にまとめてダウンロードすることができます。このようにDAMシステムからいつでも何度でも素材データをダウンロードすることができますので、社内全体で素材データを再利用することが容易となります。

マニュアルの多言語展開にも対応した素材の一括アップロード機能で作業効率UP！

マニュアル用CMS「PMX」の「素材一括アップロード機能」と「素材一括ダウンロード機能」をご利用いただきますと、すでに「PMX」に登録されている素材データの更新作業に要する時間を短くすることも可能となります。マニュアル制作の対象となる機器類の仕様変更などのように大掛かりな修正時だけではなく、図表や画像データの一部を調整したい場合など軽微な修正時においても両機能がその威力を発揮し、素材更新作業の手間が大幅にカットすることができます。「素材一括アップロード機能」にて「PMX」にアップロードする際には、素材データの他に、CSV形式のファイルを添付します。このCSVファイルにはアップロードに必要な情報を記載します。必須項目の他に、「上書き対象」「複製元」「言語」などの情報も記載できます。

• 「上書き対象」は素材データを更新する場合に指定しておくと、すでに「PMX」で登録されている素材データに対して上書きすることができます。
• 「複製元」はすでに「PMX」で登録されているデータの他に、同時にアップロードする素材データを複製元として指定することが可能です。
• 「言語」は省略することも可能ですが、多言語展開する際には必要な項目となります。また「複製元」と組み合わせることで、あるひとつの図表や画像が複数の言語で展開しているという紐づけ情報を持たせることが可能となります。

マニュアル用CMS「PMX」は素材の多言語データ管理機能を有しております。マニュアルドキュメントを複数の言語で展開する際に、マニュアルの原稿データを管理する単位であるトピックや、マップごとに言語を指定することができます。素材データにおいても複数の言語間での紐づけが設定されていると、トピックやマップを多言語展開した際に「PMX」が言語を判定し、指定された言語の素材を「PMX」が自動で差し替えてくれるという大変便利な機能もご用意しておりますので、ぜひご活用ください。

素材を多言語展開するにあたり、その原稿データである「トピック」やそれらを束ねる「マップ」の階層構造よりも煩雑になりがちな素材データの管理もマニュアルCMS「PMX」にお任せください！