外部ポータルサイトとの連携機能

マニュアル（取扱説明書）をスピーディに公開するためにはポータルWebサイトを活用

多くの工程を経て完成したマニュアル（取扱説明書）はどのようにユーザーに届ければよいのでしょうか。従来は製本（印刷）した紙のマニュアルを配布してましたが、現在は紙媒体ではなく、PDF化したデータを配信したり、Web公開に適したレイアウトで制作したHTML形式の電子マニュアルをインターネット上に公開することが多くなってきました。

マニュアルの改訂が発生した際にも、紙媒体のマニュアルは修正・印刷・配布に時間とコストがかかりますが、電子マニュアルであれば修正したデータをすぐに公開することができ、メンテナンス性もアップします。また、マニュアルを保管したり原稿を管理したりする場面においても、保管場所や原稿を探す手間がかかる紙媒体のマニュアルに比べて、電子化されたマニュアルの方が省力化されます。

しかしながら、すべてのマニュアルを電子マニュアルとしてWeb公開すれば完結するわけではなく、まだまだ紙媒体に印刷したマニュアルが必要とされる事例も多いのが現実ではないでしょうか。

そのような過渡期においても、マニュアル用CMS「PMX」のワンソース出力機能を利用すると、紙媒体へ印刷時に必要なトンボや目次、ページ番号などが自動で出力されたPDF形式のマニュアルと、Web公開に適したレイアウトを記述したスタイルシートを搭載したHTML形式の電子マニュアルを一つの原稿データから同時に出力することができます。
それらの出力データをポータルサイトなどで管理することで、異なる状況のユーザーごとにスムーズに対応することが可能となります。

Webサイトやポータルサイトで公開するコンテンツの種類や方法は？

マニュアルをエンドユーザー、あるいは販売代理店に届ける手段として、ポータルサイトにより、ユーザーの属性に応じて情報を切り替えることでサイト利用の活性化を促したり、満足度を高めることにつながります。

例えば製造業の場合、製品情報はWebサイトやポータルサイトで公開されることが多いかと思いますが、購入したユーザーが求める情報と販売代理店が求める情報は異なります。購入したユーザー向けには、製品の操作方法を記載したマニュアル（取扱説明書）やリリースノート、FAQや問い合わせフォームなどのコンテンツを掲載します。一方、販売代理店向けには営業活動やユーザーサポートに必要な情報を掲載することが求められますので、製品の特徴や価格、利用方法などの詳細情報や、関連製品をまとめた製品カタログなどの商品情報をはじめ、マーケティングキャンペーンやプロモーションなどの販売促進活動の情報、また新商品や価格改定など今後の展開に関する情報もポータルサイト上で公開することで一斉に情報共有することができます。

また、ポータルサイトで常に最新情報が掲載される仕組みを構築できると、求めている情報を素早く見つけることができ、顧客満足度も高まりますが、求めている情報が足りないとWebサイトの利用率とともに顧客満足度も下がってしまいます。そのような事態を防ぐために、エンドユーザーや販売代理店が抱える問題や疑問を解決するためのサポート機能やトレーニング資料を公開したり、Webサイト上での注文管理や在庫・納期管理などのメーカーと販売代理店間のコミュニケーション強化機能も公開することで、業務効率がUPしたり、販売代理店の販促活動や営業活動を支援することができます。

このようにポータルサイトの仕組みを導入する事は、メリットが多く、すぐにでも採用したいと思われるかもしれませんが、導入費用や運用保守といった維持コストがかかることをはじめ、セキュリティ対策などもネックとなります。特に、個別開発によりポータルサイトを導入すると、専門的な人材確保や教育、外部の専門業者との契約が必要となります。

マニュアル用CMS「PMX」のFTP転送機能でカンタンにポータルサイトと連携！

ポータルサイトにマニュアル（取扱説明書）のデータを掲載する方法としては、ポータルサイトのサーバにデータを転送する必要があります。データ転送によく使われるのがFTP転送となり、「FileZilla」などの比較的直感的に操作することが出来るFTPソフトなどを利用することになります。それらを使うことで、FTPサーバ上のファイル管理を行う事ができますが、FTPで転送するためにはコマンドプロンプトやFTPソフトなどが必要となるため、それなりの知識が必要となります。

マニュアル用CMS「PMX」においては、誰でも簡単にFTP転送を実行できる機能をご用意しております。FTP転送を実行する担当者にはシステムやサーバ管理の専門的な知識は必要ありません。ボタンを押すだけでサーバにデータ公開できます。
特別なFTPソフトを経由する必要も無く、あらかじめ設定しておいたサーバへ「PMX」で制作したマニュアルの原稿をボタンひとつでデータ出力～転送を行うことができるため、「PMX」だけでマニュアルデータの公開作業が完結します。また、サーバや公開システムの設定に必要な属性情報をCSV形式で出力できる機能もあるため、システム側から求められるさまざまな設定に即した公開方法を選択することが可能です。

▼「PMX」でFTP転送する場合の操作イメージは以下の通りとなり、ボタン操作のみでFTPサーバに転送できます。

ちなみに、マニュアル用CMS「PMX」の製品サポート用のポータルサイトでは、ユーザーズマニュアルをさまざまなデバイスでも閲覧できるようにページのデザインやレイアウトを最適化させた、レスポンシブ対応済みのHTML形式の電子マニュアルだけではなく、紙媒体に印刷したりオフライン環境で使用できる、PDF形式のマニュアルも掲載しております。

このようにマニュアル（取扱説明書）をWeb公開する目的にあわせてさまざまな形式のファイルデータを掲載できるのがポータルサイトを利用するメリットとなります。
完成したマニュアルを素早く配信できる仕組みを整備しておくことも、製品やサービスをデリバリーする上での重要な工程のひとつとなります。