DITA対応CMSとの違い～トリセツにおけるマニュアル作成システム「PMX」の優位性

DITA対応CMSとマニュアル作成システム「PMX」との違い

製造業における様々なマニュアル（取扱説明書）の作成や管理に対して、十分な社内体制とコストをかけてDITA（Darwin Information Typing Architecture）導入を目指した方が良い事案もありますが、ここでは「マニュアルに多大な予算や体制をかけずに、マニュアル制作の効率化を実現したい」といったニーズに対して、マニュアル作成システム「PMX」を活用した際、DITAの採用と比較した場合のアドバンテージについて、まとめてみました。

優位性1：圧倒的なコスト優位性

DITAの導入には膨大な時間と費用が必要です。なぜならDITAは、ドキュメントを数万、数十万点にも及ぶ部品化されたコンテンツ（トピック）を組み合わせて、さらに共通化する事で、ドキュメントの作成と配信の効率化を図るからです。

このドキュメント部品の構造化定義と設計製造プロセスと照らし合わせたメタデータ定義をIA（情報アーキテクト）と呼びますが、一般的にDITAプロジェクトではこの工程を半年から数年間かけて実施します。顧客側のマニュアルを解析し、構造化部品一つ一つに対して詳細に手順や管理のための属性を確認していかなければならないからです。さらに、トピックを共通トピックと個別トピックに分類するための要件定義や、出力するためのスタイルシートの設計を実施する必要があります。

DITAの一般的な初期導入費用は数千万円後半から数億円と言われています。それに対してマニュアル作成システム「PMX」は、DITAを導入する際に欠かせないIAを必要としません。パッケージが提供する標準のトピック属性や構造スタイルをそのまま使用すれば、2～3か月でプロトタイピングの環境が整う事も出来ます。その際、導入にかかる費用は数十万～数百万で済みます。

また、「PMX」は100ページ前後、単一シリーズ、数ヵ国語への対応、といったような、それほど規模の大きくないトリセツにも適用できます。「PMX」は、「DITA導入を検討したがオーバースペックで採用を見送った」という中堅の製造業様をはじめ、低コストで標準化と効率アップが実現できるトリセツ制作環境を提供します。

優位性2：POCやプロトタイピングによる早期導入

マニュアル作成システム「PMX」は、パッケージ導入前にPOC（Proof Of Concept：概念検証）やプロトタイピングがすぐに実施できる事が大きな特長です。POCとは、従来の概念と異なる仕組みやシステムを導入する前に、導入後の効果やコンセプトのすり合わせをするために行う検証プロジェクトを指します。

マニュアル（取扱説明書）制作業務の変革には、多くのステークホルダーに対する事前調整と検証が必要となる場合がほとんどです。顧客側のプロジェクト推進者は、できる限り費用をかけずに短期間でPOCを実施し、「システム導入後の業務フローがどのように変わるのか」「具体的にどの業務がどの程度効率化出来るのか」「システム導入によって社内外の運用フローや体制をどう変えれば良いのか」などのリストアップは重要です。

マニュアル作成システム「PMX」では、マニュアル（取扱説明書）の業務改善やトピックライティングに精通したコンサルタントによる支援も含め、すぐにPOCをスタートする事ができます。さらに、実際に動作するパッケージ製品上にサンプルデータを登録し、顧客と共有しながら制作方法や運用フローを確認するために1か月程度の短期間によるPOCも可能です。通常、DITA導入プロジェクトの要件定義やIAは半年以上かけて実施するのが一般的ですが、「PMX」であれば、ビジネススピードの変化に対応できる短期間の検証を可能にしました。

優位性3：トリセツの作り方・管理方法の自由度の高さ

DITAは、ドキュメント制作を設計製造プロセスの一部とみなし、トピックの共通化や再利用をするための定義を厳密に行います。しかし一方で、DITAのベースとなるXMLの理解をはじめ、トピックの作り方や管理方法から「緩さ」や「個別対応」が排除されるため、DITA導入前の準備や社員教育に膨大な時間と費用が必要となります。一般的なDITA導入プロジェクトでは、マニュアルの作成方法や管理方法をDITAのルールに適用させるために以下のような事前準備と教育が実施されます。

●DITA導入前の準備と教育

• 共通化すべきトピックの洗い出し
• レイアウトの見直しに関する関係者への調整と要求仕様の取りまとめ
• 翻訳フローの変更に伴う現地法人との調整と手順の作成
• 執筆者に対する編集ツールの要望ヒアリングと取りまとめ
• トピックライティング教育（トピック、マップ、ワンソース・マルチユース）
• DITAの概念や技術（XML、要素、属性、リファレンストピック、タスクトピック、コンセプトトピック、パブリッシング、DITA-OT、CSS）に関する教育
• DITAオーサリングツールの教育

このように、DITA導入プロジェクトは非常に大規模になります。一冊目のマニュアルで成功事例を作り、その事例をベースに、他のマニュアルや関連部署に横展開を図りながら全マニュアル（取扱説明書）の品質向上と生産性向上の効果が出るには最低3年～5年かかると言われています。したがって、DITAの導入には、プロジェクトを開始する段階で十分な社内体制と費用を準備する必要があり、たいていの企業が導入を見送るケースが多いのも事実です。

マニュアル作成システム「PMX」では、DITAと同様、トピックライティングによる編集スタイルとなり、PDF組版やHTML出力（Webマニュアル・WebHELP）におけるレイアウトのテンプレート化は必要となります。しかしDITAほど厳密な構造化定義や特別なスキルの習得を必要としませんし、何よりDITAでは必須となるXSLTの知識やXMLの知識が不要となるため、「PMX」では、MS Wordライクなライティング方法でDITAライクな構造化コンテンツの作成が可能となります。

優位性4：日本のお客様の声を反映した、国産パッケージ製品

マニュアル作成システム「PMX」は、サイバーテックが開発した国産のCMS（コンテンツ管理システム）です。日本国内の顧客への導入実績を積み重ね、顧客のニーズや要望を基本機能に取り込んできました。技術サポートも自社の開発エンジニアが直接実施するため、お客様の声を製品に素早く反映することができます。

一方で、DITAの場合、海外の顧客と海外ベンダの製品による実績が中心となっているため、導入する企業は、海外製品のコンセプトや制作運用スタイルに業務を合わせることが求められます。当然のことながら顧客からの要望が反映される可能性は下がるとともに、仮に反映される決定がなされたとしても、かなりの時間を要することになるでしょう。