解決する課題と効果4：マニュアル（取扱説明書）制作会社による効率化

マニュアル（取扱説明書）制作会社の課題

制作会社や印刷会社は、顧客のマニュアル（取扱説明書）担当者から、様々な制作業務の相談を受けます。しかし、依頼される制作業務は多岐にわたるため、制作に必要なスキルを備えた人材を常に確保しておくことが制作会社にとっては困難な事です。また、顧客の高い要求レベルに応えるための品質管理体制を維持し、さらには短納期とコストダウンの要求に対しては、制作業務のさらなる効率化を図る企業努力が求められます。

しかし、制作会社は、一部のDTPソフトの制作スキルは高いものの、Web制作技術やデジタルコンテンツ管理技術、データベース組版技術を有していないため、顧客から新たな制作業務を受注するにつれて、人件費や外注費の高騰、残業時間の増加、制作部門のモチベーション低下、顧客からのクレーム増加という課題が積み重なってしまうケースが少なくありません。制作会社内では、次のような課題を抱えていることが多いかと思います。

マニュアル（取扱説明書）制作会社の課題

• DTPや翻訳、印刷以外の顧客からの様々な要望に対応できない
• 標準化やシステム化されないので制作業務の効率化が図れない
• 短納期の要望には残業で対応
• 紙とメールによるコミュニケーションでミスや漏れが発生、顧客クレームに発展
• 属人的な制作スタイルのため、担当者の退職に伴い、対象制作物のリピートオーダーが発注頂けないことに。
• 電子マニュアルへの対応が求められているが、社内に詳しい人物が不在で困っている。

マニュアル作成システム「PMX」によるビジネスチャンスの拡大

制作会社が、顧客からの様々な制作案件を効率的に制作、管理するために、仕組み（システム）の導入を検討するケースがあります。このようなマニュアル（取扱説明書）向けCMS（コンテンツの管理システム）は、案件毎にバラバラであった社内のディレクター・デザイナー・オペレータの作業の標準化を可能にするだけでなく、組版処理とWebコンテンツ作成の同時進行など、制作業務を劇的に効率化する事ができます。

しかし、このようなシステムを制作会社が一から開発し維持するには膨大な時間と費用が必要となります。さらに複数顧客の複数案件を共通のシステムで管理する必要があるため、そのシステムは柔軟でかつ拡張性に優れたものでなければならないのです。

マニュアル作成システム「PMX」は、マニュアル（取扱説明書）制作編集や管理に必要な機能を標準搭載したパッケージ製品であるため、制作会社はシステム開発に膨大な時間と費用をかけることなく、制作効率化のためのシステムを手に入れる事ができます。「PMX」を導入する事で、制作会社は、内部業務の効率化を実現するだけでなく、新たなビジネスチャンスを得る事ができます。「PMX」を営業ツールとして顧客向けのデモンストレーションに使用する、コンテンツ管理システムの要件定義に使用するなど、制作会社が案件を新規に受注するためのツールとして活用する動きが高まっています。

マニュアル作成システム「PMX」導入効果

制作会社が自社で「PMX」を導入することにより、顧客から委託された制作業務の効率化と売上向上を以下のように実現することができます。新規顧客開拓のためだけではなく、印刷設備を保有されている場合の稼働率向上や、顧客からの要望が日増しに高まっている電子マニュアルへの対応など、戦略的に業績向上を目指すためのツールとして「PMX」を活用ください。

制作効率化の実現

• トピック指向ライティングによる新しいドキュメント制作スタイルへの移行
• 顧客毎、案件毎にバラバラであった制作業務フローの標準化
• 組版処理とHTMLによる電子マニュアル作成の同時進行が可能となり、短納期の案件でも現状の制作体制で対応
• 案件毎の制作原価を圧縮し、収益を改善

売上向上の実現

• 顧客に代わってCMSを持つことで顧客コンテンツを把握できる
• 顧客の制作業務フロー改善のコンサルティング業務を提案できる
• 顧客向けの提案ツールとして利用し、新たな案件の受注機会が増加