解決する課題と効果3：マニュアル（取扱説明書）の内製化を推進

マニュアル（取扱説明書）の内製化を進める企業の課題

一般消費者向けよりも、企業向けの製品やサービスに添付される操作マニュアル（取扱説明書）は、デザインや見やすさよりも、高度で複雑な機能や専門知識を要する製品や業務を正しく利用者に伝えることを重視します。金融機関などで使われる業務規定集や業務マニュアルにおいても同様です。このようなマニュアルの作成は、社内の設計者や業務経験者が担当する事が多く、パソコンにインストールされている使い慣れたMS Wordを編集ツールとして、テキストの編集から図版の作成までが行われることが一般的です。

このような場合、外部の制作会社や印刷会社に制作を委託する場合に比べてスピーディかつコストを抑える事ができますが、一方でマニュアル（取扱説明書）制作のプロではない業務担当者が作成したマニュアルは、作り方が属人化してしまい、手分けして改訂作業を行うことはもちろん、図表などに関しても再利用しにくいという課題があります。

さらに、Wordで作成したマニュアル（取扱説明書）は、メール添付やファイルサーバでやり取りされるため、先祖返りの発生をはじめ、厳密な運用ルールを定めても守られなくなることは日常茶飯事であり、具体的には以下のようなケースが多々発生しているのではないでしょうか。

内製化により属人化するマニュアル（取扱説明書）制作の課題（例）

• フォントの種類や大きさが制作者によりバラバラ
• ページレイアウトに関する書式設定が制作者によりバラバラ
• 図形描画機能での図版作成方法や、色・表現がバラバラ
• 版数管理が行われず最新版がどこにあるかわからない
• 同一のモノを指す用語にゆれが発生

マニュアルも標準化～マニュアル作成システム「PMX」による制作フロー変革と効率化

属人化したマニュアル（取扱説明書）の制作プロセスや改訂フローを変革することは、高まる業務担当者の負荷を軽減し、さらにヌケモレを無くすことによりマニュアルの品質を向上させることにつながります。

そのポイントは「標準化と仕組み化（システム化）」です。企業のどなたかが編集長役になり、エンジニアや現場担当者など、本来の業務ではない方がライティングを行うマニュアル（取扱説明書）の作り方を標準化し、さらにワークフローといった仕組みを導入することで、制作業務は効率化され、さらにライティング担当者が変わっても同一の品質を維持する事ができるようになるのです。

では、マニュアルの標準化と仕組み化とは、具体的にどのような方法が存在するでしょうか。マニュアル専用のCMSである「PMX」を活用頂けると、以下のような「標準化・仕組み化」を自然と導入することが可能となります。

マニュアル（取扱説明書）制作における標準化

• 執筆する単位を節・項などの部品単位に分割
• ページレイアウトと書式設定をフォーマット化
• 管理のための属性情報（メタ情報）のルールを管理者側で設定
• 図版の作成はひな形となる基本パーツをあらかじめ用意した上で流用し、コピペ防止
• ファイルの共有にメール添付やファイルサーバの利用ではなく、サーバ側で一元管理

マニュアル（取扱説明書）制作における仕組み化（システム化）

• 部品化したコンテンツを容易にデータベース化
• 編集エディタは、Wordのような使いやすいインタフェース
• 版数管理やワークフローなどによる、管理者の業務効率を軽減
• 翻訳メモリとのデータ連携や入出力
• 管理者側で容易に書式やレイアウトを調整

マニュアルの内製化における、「PMX」の導入効果

マニュアル作成システム「PMX」は、様々なシーンで登場するマニュアル（取扱説明書）の作成を内製化している執筆者と管理者（編集者）の負担を大幅に軽減します。その理由は、コンテンツを「トピック」と呼ばれる小さな単位で部品化し、それらの組み合わせや流用により効率化を実現する「トピックライティング」という制作スタイルにあります。

「PMX」は、専門家ではなくとも、Webサイトからブログを投稿するような感覚で「トピックライティング」を行う事ができるので、高品質なマニュアル（取扱説明書）を効率良く制作する事が可能になりました。また、マニュアル制作に必要な機能に特化し、MS Wordに遜色ない操作性を備えた編集エディタは、ドキュメンテーション時の生産性を損なうことなく、「コンテンツのライティング作業が、コンテンツを即データベース化」することが可能になりました。また、マニュアルコンテンツの一元化は、ワンソース・マルチユースを実現することにもつながり、従来の制作業務を進めるだけで、昨今ニーズが高まっている電子マニュアル（Webマニュアル）の出力まで自社内で行うことが可能となります。

マニュアルコンテンツを「PMX」に内蔵されたデータベースで一元化することにより、改訂時においても必要となる部品（コンポーネント）を修正するのみで、関係するマニュアルにも変更が反映されますので、コピー＆ペーストによる先祖返りも皆無です。マニュアルCMS「PMX」の導入効果をまとめると以下の通りとなります。

マニュアル作成システム「PMX」の導入効果（内製の場合）

• トピックライティングによる分業化と同時編集による執筆作業の効率化
• トピックの共通化による執筆量そのものの削減
• ブラウザ上でのプレビューによる校正作業の効率化
• データベース化により、原稿やイラストデータのメール添付や受け渡しからの脱却
• コンテンツ改訂時の影響範囲の特定を可能にした強力な検索
• 紙のマニュアルとHTMLによる電子マニュアルの制作環境の統合化と同時進行を実現