営業・企画職のためのXMLレシピ　第3回：文書には7つの種類がある

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前回のコラムで、XMLが文書構造と意味を表現でき、コンピュータでの処理を可能としたマークアップ言語である事をお伝えしました。今回は、企業が扱う様々な文書をXMLで蓄積して再利用するシーンを具体的にご紹介します。

1. 企業で扱う文書を分類してみよう

皆さんのまわりにはたくさんの文書があります。まずは文書そのものを制作工程や利用用途の違いで整理してみます。中には「文書」と呼びにくい類のものもありますが、最終的にデータとして管理する、という視点で比較検討をするため、ここではあえて「文書」としてひと括りで捉えたいと思います。

ビジネス帳票

MS-Word／Excelなどのビジネスアプリケーションで作成される文書を「ビジネス帳票」とここでは呼ぶことにします。議事録や報告書、業務マニュアルやビジネスレターなどを指し、オフィス内のプリンタで印刷したり、メールに添付する事でビジネス活動でのコミュニケーションのツールとして、また個々の業務ノウハウの共有や証跡を保管する目的で作成されます。

規程集、約款

ビジネス帳票に近いが、文章量が多くある特定分野で利用されるため「帳票」とは別分類としました。保険会社が発行する約款や医薬品に添付される添付文書、有価証券報告書、財務諸表報告書などがこれにあたります。法律による改訂箇所の履歴管理や新旧対象内容の管理などを厳密にかつ効率良く行うというニーズがあります。

販促文書

カタログやチラシ、フライヤー、ポップなど、商品やサービスの販促用に作成される文書を「販促文書」とここでは呼ぶことにします。一般的にAdobe InDesignやQuark ExpressなどのDTPソフトで作成される事が多く、色彩の再現性や訴求力を重視したデザイン性が重視されるため、その制作工程では、デザイナーや印刷会社の専門家の知識が必要とされます。

教材、専門書

学校で使われる教科書や参考書、塾のテキストや「六法全書」などの法律書、医師や看護師向けの医学書、税務金融関係の解説書までをまとめて「教材、専門書」と呼ぶことにします。これらは、教育機関や専門家のアドバイスを元に作成され、専門知識を持った編集者とそのノウハウを理解した制作者が制作にあたります。知識レベルや学習段階に応じた分冊化や電子化へのニーズが高い分野です。

技術文書

取扱説明書やサービスマニュアル、エレクトロニクス製品の仕様書などを「技術文書」と呼びます。メーカーの技術者や研究者と専門の編集者が協力して制作にあたります。設計図面やグラフなど、他のツールで作成された図版を組み込むことが多く、数式も良く使用されます。また、日本語だけでなく多国語やE-ラーニング教材への転用に対応する必要が有ることも大きな特長です。

一般書籍

小説や雑誌、コミックを「一般書籍」と呼ぶことにします。これら一般書籍は、作者と、作者が作成した著作物を出版する出版社が存在します。他に比べ著作権の取扱が非常に重要となるのが特長です。最近話題の電子書籍は、この分野がメインターゲットとなり、作家や出版社や印刷会社、デバイスメーカー等が新たなビジネスモデルを次々と立ち上げています。

新聞、フリーペーパー類

最新の情報を伝えるニュース性の高いコンテンツを掲載したものを「新聞、フリーペーパー類」と呼ぶことにします。一般的に発行周期が短くページ数も少ないフリーペーパーもこの分野に分類することにします。内容の新鮮さが重要なため、電子版（Web）の取組みや、ソーシャルメディア（SNSなど）との連動が試行されています。

2. 各文書の特長とデータ管理のニーズ

それでは次にこれら企業で扱う文書そのものの制作上、構造上の特長とデータ管理をするうえでどのようなニーズがあるのか、という視点でもう少し詳しく比較してみることにします。

このように文書毎の特長を整理、分類する事で、そもそも構造化した方が良いものか、制作の効率化を目的とするのか、データの使いまわしを目的とするのか、などという根本的な議論から入る事が出来るのです。次回からはそれぞれの文書について、具体的な課題とデータ化の必要性、さらにはXML化の適用範囲とメリットについてお話したいと思います。